Utgå från flödet, inte verktyget.
Jag börjar med att förstå vad som händer från första inmatning till färdigt resultat. Vilken information behöver finnas var? När ska något uppdateras? Vad ska ske automatiskt och vad behöver fortfarande ett mänskligt beslut?
Därefter väljer vi tillsammans en lösning som passar befintliga system och verksamhetens arbetssätt.
Exempel på förbättringar
- Föra över information mellan två system utan manuell kopiering.
- Skapa tydliga aviseringar när ett ärende behöver hanteras.
- Samla data till en mer användbar överblick.
- Automatisera återkommande steg som följer tydliga regler.
Erfarenhet av verksamhetsflöden.
Tidigare arbeten har omfattat arbetsordersystem, tidregistrering, prospektsystem och ekonominära lösningar med integrationer. Den erfarenheten hjälper mig att se var dubbelarbete uppstår och hur information kan röra sig mellan olika delar av verksamheten.
Integration mot Fortnox.
Fortnox är ett vanligt ekonomisystem hos mindre företag, och det är ofta där dubbelarbetet märks mest. Med en integration via Fortnox API kan kunder, artiklar, order, fakturaunderlag och tid föras över automatiskt från till exempel en webbshop, en mobilapp eller ett eget verksamhetssystem.
Samma arbetssätt fungerar mot andra ekonomi- och affärssystem, som Visma och Microsoft Dynamics 365 Business Central, så länge systemet har ett API eller en möjlighet till export och import.
Automation av återkommande rutiner.
Allt behöver inte vara en stor integration. Ofta går det att automatisera enskilda steg, som att skapa en faktura när ett jobb är klart, skicka en påminnelse när något väntar eller samla rapporter från flera system varje vecka. Automationen kan köras schemalagt i Azure och loggas så att ni ser vad som har hänt.
Exempel på system
Det kan handla om att koppla ihop verktyg från flera delar av verksamheten, till exempel:
- Fortnox
- Visma-produkter
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Shopify
- Microsoft 365 och SharePoint
Namnen är exempel på möjliga systemmiljöer. De innebär inte att jag erbjuder färdiga integrationer eller har officiella partnerskap. Vad som är möjligt beror på era system, licenser, behörigheter och behov.
Små steg ger bättre kontroll.
En avgränsad integration är ofta ett bra första projekt. Då går det att se effekten, hantera undantag och förbättra flödet innan fler delar kopplas på.
Var uppstår dubbelarbetet hos er?
Beskriv systemen och den rutin som tar mest tid.